E-mail inbox nakon godišnjeg i poruka o odsutnosti iz ureda

Jeste li riješili inbox nakon godišnjeg?

Imate li čarobnu rečenicu u Out Of Office poruci?

Problem = pretrpan inbox nakon godišnjeg odmora

Nudimo vam prijedlog rješenje, jedno ultra kratko objašnjenje i jedno malo detaljnije objašnjenje.

Najkraća moguća uputa;

Sve pristigle mailove premjestite u jedan folder i nazovite ga "ovo-godišnji godišnji odmor" ili nekako drugačije.
Složite mailove po pošiljateljima i pregledajte ih
Hitne i važne mailove vratite u Inbox
Riješite hitne i važne e-mailove
Sve preostale mailove rješavajte u neko vrijeme koje ćete odvojiti za taj zadatak

Malo detaljnija uputa:

1. Postavite realna očekivanja planirajte unaprijed

Prije odlaska na g.o., postavite automatski odgovor (O.ut O.f O.ffice) u kojem ćete napisati da nećete čitati sve pristigle poruke odmah po povratku.
Dodajte dan ili dva dodatnog "odmora" u svom OOO odgovoru da dobijete malo "lufta" i uhvatite ritam s poplavama e-mail komunikacije.

Obično “iza gospe” ljeti, ili “iza tri kralja” zimi, dođe tsunami e-mailova 🤷)

U OOO poruku napišite i magičnu rečenicu.
Uskladite je sa stilom i tonom vaše tvrtke, institucije ili vas osobno, ali neka poruka bude jasna:
⁠"Molim vas, ako je nešto baš važno ili hitno, pošaljite mi još jednom nakon mog povratka s godišnjeg odmora da se ne zagubi u poplavi mailova."

2. Postavite prioritete

Nakon povratka, ne ‘orite’ i ne ‘kopajte’ po cijelom inboxu i ne rješavajte sve mailove redom.
Umjesto toga, prvo pregledajte cijeli inbox (da cijeli) pa označite, tagajte ili premjestite u neki folder "važno i hitno" takve poruke.
Te koje ste označili kao hitne i važne odradite.

3. Razvrstajte, arhivirajte i brišite bez pardona

Ovo što je ostalo, vjerojatno nije tako važno i hitno i zato ne gubite previše vremena.Možete koristiti neka mapiranja (npr. foldere: todo, delegiraj, na čekanju...) ili označavanja (tagiranja) kako biste brzo sortirali poruke prema važnosti, pošiljatelju ili potrebnoj akciji.

Ne bojte se brutalno arhivirati ili brisati ove poruke; maknuli ste sve što je stvarno važno ili hitno. 😎

4. Iskoristite AI ili druge alate za optimizaciju kao što su filteri i slično

Ako imate automatske filtere ili još bolje AI alate upregnite ih neka rade. Vama će biti manje posla.
Ako nemate automatske filtere možda je vrijeme da nešto od toga stavite u funkciju?
To su automatske funkcije kojima možete označavati ili premještati e-mailove ovisno o sadržaju, pošiljatelju i slično. Vrlo zgodno i korisno. Više možete naučiti u našem seminaru Efikasna E-mail komunikacija.

5. Delegirajte e-mail Inbox asistentima

Ako je moguće i imate kome, delegirajte upravljanje vašim inboxom kolegi(ci) i uživajte u blagodatima asistenta dok ste na odmoru.

⁠Ako nemate nikoga unutar tvrtke, možda vam neki Virtualni Asistent more pomoći?
Virtualni asistenti su ljudi koje možete angažirati da umjesto vas nešto naprave putem interneta i računala. Ako ne poznate nikoga probajte naći ovdje: Go2human Hub

Naša redovita predavačica gospođa Ivana Radić vodi online seminar “Efikasna e-mail komunikacija”. To je seminar, skrojen prema pitanjima i odgovorima vezanim uz E-mail komunikacije. Pogledajte pa se prijavite.