02. srpanj 2020. Renata Puljiz Upravljanje ljudskim potencijalima
Sistematizacija je kratak popis i opis poslova koje zaposlenici obavljaju na radnim mjestima. Svakom radnom mjestu koje ima određeni naziv odgovara i određeni popis i opis poslova. Popis i opis poslova u sistematizaciji smatraju se sastavnim dijelom ugovora o radu.
Kome i zašto treba sistematizacija?
- Poduzećima sa preko 20 zaposlenih koji prema Zakonu o radu imaju obvezu donošenja internog pravilnika o radu
- Poduzećima koja su naglo narasla, te im se broj zaposlenih povećao, pa imaju potrebu za preciznim definiranjem i delegiranjem zadataka
- Svakom poduzeću u kojem postoji niz nesporazuma i nedostatak komunikacije među zaposlenima
- Svima koji žele dobiti kvalitetnu podlogu za uspostavu sustava motivacije i nagrađivanja kroz plaću
Postupak izrade sistematizacije radnih mjesta sastoji se od:
- Snimanja i dijagnoze postojećeg stanja
- Kreiranja i analize prijedloga redizajniranja organizacijske strukture, sistematizacije radnih mjesta i sustava nagrađivanja
- Izrade pisanih materijala (Pravilnik o organizaciji, Pravilnik o sistematizaciji radnih mjesta, Pravilnik o plaćama i nagrađivanju zaposlenih)
Proces izrade sistematizacije radnih mjesta sastoji se od 6 koraka:
1. Analiza radnih mjesta
Analiza radnih mjesta je proces sistematskog prikupljanja i analiziranja informacija o radnom mjestu te dentifikacija i opis onoga što se dešava na poslu i uvjeta koji su potrebni za njegovo obavljanje. Također, to je identifikacija budućih zahtjeva i potreba u pogledu zadataka, dužnosti i odgovornosti na određenom radnom mjestu.
Proces analize radnih mjesta odvija se u tri faze:
- Sistematski proces prikupljanja informacija o radnom mjestu
- Priprema opisa poslova radnog mjesta
- Analitička procjena radnog mjesta
Analiza radnih mjesta pruža osnovu za usporedbu sličnosti i različitosti poslova te omogućuje uspostavljanje relativne vrijednosti posla i uspostavljanje odnosa sa drugim poslovima.
Ona je osnova za adekvatno razvrstavanje i određivanje razine plaća, koja osigurava primjenu principa “ista plaća za isti / sličan posao”. Također, ona je racionalna osnova za kreiranje sustava plaća.
2. Odabir sudionika procesa
Uspješnost projekta izrade sistematizacije radnih mjesta određuje i tim koji sudjeluje u njegovoj realizaciji.
Sudionici projekta mogu biti:
- Uprava i top menadžeri koji kreiraju viziju, misiju i poslovne planove organizacije i znaju što su trenutne i buduće potrebe organizacije
- Linijski menadžeri koji operativno provode poslovne planove organizacije, razumiju poslove, radne zadatke i ključne odgovornosti radnih mjesta te znaju koje vještine, znanja i sposobnosti trebaju imati zaposlenici koji na njima rade
- Zaposlenici koji znaju što su poslovi, radni zadaci i ključne odgovornosti radnog mjesta na kojem rade
- HR stručnjaci i konzultanti imaju iskustvo i znaju kako pripremiti opise na istovjetan način, te tako osigurati njihovu objektivnost i transparentnost (nedostatak objektivnosti ponekad može imati za rezultat da opisi poslova ne odgovaraju potrebama kompanije, te umjesto toga organizaciju gradimo prema znanjima, vještinama i sposobnostima ljudi koje danas zapošljavamo, a ne prema sadašnjim i budućim potrebama organizacije).
3. Definiranje kataloga poslova
Katalog radnih mjesta je sveobuhvatni pregled svih radnih mjesta i poslova koji se obavljaju unutar definirane organizacijske strukture s tipičnim opisom pojedinog radnog mjesta.
Osim kataloga radnih mjesta, drugi bitni dokument je organigram.
Organigram je dijagram koji prikazuje strukturu određene organizacije te međuodnose i hijerarhiju pozicija zaposlenih unutar organizacije.
4. Definiranje zadataka radnog mjesta
Priprema novog opisa posla sastoji se od:
- Pregleda i analize svih prikupljenih informacija
- Nacrta novih opisa radnih mjesta poslanih zaposlenicima na komentare
- Nacrta sa komentarima zaposlenika poslanih neposredno nadređenima na komentare
- Pripreme opisa posla i specifikacije radnog mjesta
- Odobrenja opisa radnog mjesta
Dobar opis radnog mjesta pokazuje koja je osnovna svrha radnog mjesta. On navodi glavne poslove (dužnosti i odgovornosti) i njihove konkretne rezultate. Međutim, ne navodi svaki detalj posla već samo ono što je karakteristično za konkretnu poziciju. Dobar opis radnog mjesta odnosi se na posao, a ne na zaposlenika te se periodično revidira.
Elementi opisa radnog mjesta su:
- Osnovni podaci o radnom mjestu
- Svrha radnog mjesta
- Poslovi radnog mjesta
- Ključni kontakti
- Uvjeti radnog mjesta
5. Definiranje zahtjeva radnih mjesta
Primjena okvira kompetencija u analizi radnih mjesta govori nam kako se okvir kompetencija može koristiti, koje su osnovne kompetencije za sva radna mjesta, osnovne kompetencije za rukovodeća radna mjesta te kako se odlučuje o prioritetnim kompetencijama.
Okvir kompetencija može se koristiti za utvrđivanje prioritetnih kompetencija u opisu radnog mjesta, zapošljavanje i napredovanje u organizaciji, za dobivanje povratne informacije o rezultatima rada, prepoznavanje razvojnih potreba te za planiranje ljudskih potencijala.
6. Komunikacija i implementacija
Postoje općeprihvaćena pravila za implementaciju i komunikaciju odobrenih opisa radnih mjesta koja možete koristiti u Vašoj organizaciji:
- svakom zaposleniku treba omogućiti uvid u Pravilnik o sistematizaciji i organizaciji radnih mjesta (bilo putem oglasne ploče, intraneta, kod nadređenog menadžera ili u HR odjelu)
- svaki zaposlenik treba potpisati primitak svog osobnog primjerka opisa radnog mjesta na kojem radi
- nadređeni menadžer treba imati uvid u sve opise radnih mjesta kojima rukovodi
- odgovorna osoba u HR odjelu odgovorna je potpisani primjerak opisa radnog mjesta pohraniti i čuvati u individualnom kartonu zaposlenika
Opisi radnih mjesta podložni su promjenama, stoga danas svaka organizacija treba imati utvrđeni raspored njihove provjere i prilagodbe.
Preporučeni vremenski period za provjeru opisa radnih mjesta je godina dana. Zbog opsežnosti, u većim kompanijama sa izrazito velikim brojem radnih mjesta, nerealno je očekivati da će sva moći biti provjerena jednom godišnje.
Stoga se preporučuje da se provjeravaju i prilagode opisi radnih mjesta:
- čiji se sadržaj poslova mijenjao tijekom godine
- za koje je izvršena promjena organizacijske strukture
- za koje nadređeni traži provjeru, odnosno prilagodbu opisa
- čiji se sadržaj mijenja zbog promjena u tehnologiji i organizaciji rada
- sukladno utemeljenom zahtjevu zaposlenika
Potreba svakog poslodavca su učinkoviti i kompetentni zaposlenici, stoga kroz opise poslova jasno komunicirajte svojim zaposlenicima što od njih očekujete na radnome mjestu.
Na našem seminaru Svrsishodna sistematizacija radnih mjesta ćete dobiti najvažnije upute i moći postavljati pitanja u vezi cijelog ovog iznimno važnog procesa.
Više detalja i prijaviti se možete na ovom linku: